Política de Resposta a Solicitações de Autoridades Públicas

Como a Cognitos recebe, analisa, responde e registra solicitações de dados pessoais feitas por autoridades públicas.

Versão 2 · Atualizada em 23/09/2026

Objetivo

Estabelecer como a Cognitos recebe, analisa, responde e registra solicitações de dados pessoais feitas por autoridades públicas — polícia, Ministério Público, Poder Judiciário, órgãos fiscais e reguladores —, de forma que cada resposta seja legalmente devida, proporcional e rastreável.

2. Abrangência

Aplica-se a todo dado pessoal tratado pela Cognitos, em especial:

3. Princípios

  1. Nada é entregue sem base legal identificada. A ausência de análise não é neutra: entregar dado indevidamente é tratamento ilícito.

  2. Mínimo necessário. Responde-se exatamente ao que foi pedido, no menor escopo de pessoas, campos e período que satisfaça a solicitação.

  3. Tudo é registrado. Cada solicitação e cada resposta ficam documentadas, com o raciocínio que levou à decisão.

  4. Papel importa. Quando a Cognitos é operadora, a solicitação que alcança dados do cliente final é, em regra, encaminhada ao controlador — a empresa usuária —, salvo ordem judicial que a vincule diretamente.

4. Ponto focal e canal

Toda solicitação deve ser encaminhada imediatamente ao ponto focal designado (nome/cargo), pelo e-mail (definir endereço). Nenhum colaborador responde, confirma ou nega a existência de dados por conta própria, nem por telefone.

Solicitação recebida por outro canal (balcão, telefone, mensagem) é registrada e redirecionada ao ponto focal no mesmo dia útil.

5. Procedimento

  1. Recebimento e registro. A solicitação entra no Registro de Solicitações (seção 9) no dia útil do recebimento, com data, origem, meio e documento.

  2. Verificação de autenticidade. Confirma-se a existência do procedimento e a identidade do solicitante junto ao órgão emissor, por canal oficial — e não pelos contatos indicados no próprio documento.

  3. Análise de legitimidade (seção 6). Se a solicitação não atender aos critérios, ela é recusada ou devolvida para complementação, por escrito.

  4. Delimitação do escopo. Identificam-se exatamente quais titulares, campos e período são necessários. Pedidos genéricos (“todos os dados de X”) são devolvidos para especificação.

  5. Extração e revisão. A extração é feita pelo responsável técnico e revisada pelo ponto focal antes do envio, conferindo se não há dado de terceiros ou fora do escopo.

  6. Resposta. Enviada pelo canal oficial do órgão, com referência ao processo e descrição do que está sendo entregue e do que não está, e por quê.

  7. Arquivamento. Solicitação, análise, resposta e comprovante de envio ficam no Registro.

6. Critérios de legitimidade

Uma solicitação só é atendida quando todos estes pontos estão presentes:

Na dúvida sobre competência, alcance ou proporcionalidade, consulta-se o advogado antes de responder.

7. Contestação de solicitações ilegais ou excessivas

Solicitação que não atenda aos critérios da seção 6 é respondida por escrito com a recusa fundamentada, indicando o que falta. Quando houver ordem judicial de alcance excessivo, ou que exija dado que a Cognitos não tem, a orientação jurídica é acionada para avaliar pedido de esclarecimento, reconsideração ou o recurso cabível, dentro do prazo do processo.

Prazo exíguo não é motivo para atender pedido ilegítimo: pede-se dilação, por escrito, com justificativa.

8. Notificação ao titular e ao cliente

Sempre que a lei permitir e não houver sigilo determinado pela autoridade, a Cognitos informa o cliente afetado sobre a solicitação, para que ele exerça sua defesa. Havendo sigilo, a notificação é suspensa e essa circunstância é registrada, com a norma ou determinação que a impõe.

9. Registro de Solicitações

Mantido pelo ponto focal, com no mínimo:

Campo

Conteúdo

Identificador

Número sequencial interno

Data de recebimento

Data e meio

Órgão solicitante

Nome, unidade, pessoa signatária

Documento

Tipo, número, processo, base legal invocada

Dados pedidos

Titulares, campos, período

Análise

Legitimidade, competência, proporcionalidade

Decisão

Atendida / atendida parcialmente / recusada

Raciocínio legal

Fundamento da decisão

Dados entregues

O que foi entregue, e o que foi omitido e por quê

Envolvidos

Quem analisou, quem extraiu, quem respondeu

Notificação

Cliente notificado? Se não, motivo

Data da resposta

Data e comprovante

Retenção: 5 anos contados da resposta, salvo determinação diversa.

10. Prazos internos

11. Responsabilidades

12. Revisão

Revisão anual ou sempre que houver mudança legislativa relevante, alteração nos dados tratados ou incidente que revele lacuna neste procedimento.

Anexo — Checklist de atendimento

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